Des locaux propres, ce sont des équipes plus à l’aise, des clients mieux accueillis et un matériel qui dure. Mais l’entretien d’un bureau ou d’un commerce se dégrade vite quand il repose sur la bonne volonté de chacun. Le plus efficace est de l’organiser une fois pour toutes : qui fait quoi, à quelle fréquence, et comment on vérifie.
Ce que dit le Code du travail
Deux articles fixent le cadre pour les locaux où travaillent des salariés :
- les locaux de travail et leurs annexes « sont régulièrement entretenus et nettoyés » et « exempts de tout encombrement » (article R4224-18 (nouvel onglet)) ;
- l’employeur fait procéder au nettoyage et à la désinfection des cabinets d’aisance et des urinoirs « au moins une fois par jour » (article R4228-13 (nouvel onglet)).
Pour le reste, la fréquence dépend de votre activité : nombre de personnes, passage de clientèle, type de sols, présence d’une cuisine.
Un plan d’entretien par fréquence
Voici une base de travail, à adapter à vos locaux et à votre fréquentation. L’important est que chaque tâche ait une fréquence et un responsable.
Chaque jour
- Sanitaires (obligation légale, voir ci-dessus)
- Corbeilles et poubelles
- Points de contact : poignées, interrupteurs, rampes
- Espace de pause : plans de travail, évier, tables
Chaque semaine
- Sols en profondeur (aspiration et lavage)
- Dépoussiérage des bureaux dégagés et du mobilier
- Vitres des portes et parois vitrées intérieures
- Réfrigérateur et micro-ondes de la salle de pause
Chaque mois
- Plinthes, portes et encadrements
- Luminaires et dessus des meubles hauts
- Grilles de ventilation (selon l’installation)
Ponctuellement
- Vitres extérieures et vitrines en hauteur
- Remise en état après travaux ou déménagement
- Traitement des sols (selon le revêtement)
Commerces : la vitrine et l’entrée d’abord
Pour un commerce, la vitrine et l’entrée sont les premières choses que voit un client. Des traces de doigts sur la porte vitrée, un paillasson saturé ou un sol marqué près de la caisse se remarquent plus qu’un bureau dépoussiéré. Planifiez ces zones en priorité, de préférence en dehors des heures d’ouverture pour ne pas gêner la clientèle. En bord de mer, le sel dépose vite un voile sur les vitrines : notre conseil sur les vitres en bord de mer s’applique aussi aux commerces.
Les points souvent oubliés
- Poignées de portes, interrupteurs, boutons d’ascenseur et rampes.
- Téléphones, claviers et souris partagés, avec un produit adapté à l’électronique et selon les indications du fabricant.
- Dessus des armoires, des cloisons et des luminaires.
- Réfrigérateur et micro-ondes de la salle de pause, souvent laissés à l’initiative de chacun.
- Bas des portes vitrées et rails des baies coulissantes.
- Grilles de ventilation et filtres des climatiseurs, selon la notice des appareils.
Mettre en place l’entretien, pas à pas
- Faites le tour des locaux avec la personne qui s’occupera du suivi : pièces, surfaces, revêtements de sol, zones sensibles (archives, serveur, cuisine).
- Partez d’une base propre : si les locaux n’ont pas été entretenus depuis un moment, un grand nettoyage de départ évite que l’entretien courant ne rattrape un retard qu’il ne pourra jamais combler.
- Fixez le rythme à partir du plan ci-dessus, puis affichez-le ou partagez-le : chacun sait ce qui est fait, et quand.
- Faites le point après quelques semaines : ce qui se salit plus vite que prévu, ce qui peut être espacé, les demandes des équipes.
- Ajustez selon les saisons : périodes de forte affluence, saison des pluies qui ramène boue et humidité à l’entrée, fermetures annuelles propices aux gros travaux d’entretien.
Clés, horaires, consommables : s’organiser
- Horaires : tôt le matin, le soir ou pendant la pause, selon ce qui gêne le moins votre activité.
- Accès : qui détient les clés, les badges ou le code d’alarme ; notez-le par écrit.
- Consommables : qui fournit et réassortit papier, savon et sacs poubelle ; à préciser dès le départ.
- Suivi : un cahier de liaison ou un simple message pour signaler un oubli ou un besoin ponctuel.
Choisir et suivre un prestataire
Pour comparer des devis, donnez à chaque prestataire la même base : liste des pièces et surfaces, fréquences souhaitées, horaires possibles et points particuliers. Un devis précis évite les malentendus ensuite.
Côté formalités, pour tout contrat d’un montant égal ou supérieur à 5 000 € hors taxes, le prestataire doit fournir une attestation de vigilance délivrée par l’Urssaf, valable 6 mois et donc à renouveler pendant toute la durée de la prestation (service-public.gouv.fr (nouvel onglet)).
Prolys entretient des bureaux, commerces, agences et locaux professionnels partout à La Réunion, en ponctuel ou en régulier : découvrez notre nettoyage de bureaux. Nous intervenons du lundi au vendredi, en autonomie si vous nous confiez clés, badge et code d’alarme, avec un contrat mensuel ou annuel assorti d’une période d’essai et résiliable à tout moment.